Kassenbuch für die Mannschaftskasse: Aufbau, Fehler, Vorlage

Was gehört ins Kassenbuch der Mannschaftskasse?

Ins Kassenbuch gehört jede Bewegung von Geld: jeder Beitrag, jede bezahlte Strafe, jede sonstige Einnahme und jede Ausgabe. Jeweils mit Datum, Beschreibung, Betrag und dem Kassenstand danach – am Anfang steht der Anfangsbestand.

Das Kassenbuch ist das Gedächtnis eurer Kasse. Der Bierdeckel mit der Strichliste ist es nicht; der landet spätestens beim Aufräumen der Kabine im Müll.

• Anfangsbestand oder Übertrag aus der letzten Saison
• Beiträge – wer, für welchen Zeitraum
• Bezahlte Strafen – wer, wofür
• Sonstige Einnahmen wie Pfand oder der Erlös einer Aktion (Ideen: Mannschaftskasse aufbessern)
• Ausgaben – auch Erstattungen an Spieler, die etwas vorgestreckt haben
• Korrekturen: Falsches wird nicht gelöscht, sondern mit einer Gegenbuchung berichtigt

Offene Beträge sind keine Einnahmen

Eine verhängte, aber noch nicht bezahlte Strafe ist eine Forderung – kein Geld in der Kasse. Führe offene Beträge deshalb in einer eigenen Liste oder Spalte und trag sie erst als Einnahme ein, wenn das Geld da ist. Sonst zeigt dein Kassenbuch mehr, als in der Kassette liegt.

Wie ist ein Kassenbuch für die Mannschaftskasse aufgebaut?

Ein einfaches Kassenbuch kommt mit neun Spalten aus. Jede Zeile ist eine Buchung, und der Kassenstand ergibt sich aus dem vorherigen Stand plus Einnahme minus Ausgabe.

Habt ihr Bargeld und ein Konto, hilft eine zehnte Spalte „Zahlweg“. So weißt du beim Zählen, welcher Teil des Kassenstands in der Kassette liegen muss.

Zum Ausprobieren

Die Beträge im Beispiel sind ausgedacht. Ändere sie und sieh zu, wie sich der Kassenstand Zeile für Zeile mitrechnet.

Excel-Tipp: Kassenstand als Formel

In Excel oder Google Tabellen rechnet die Spalte Kassenstand von allein. Steht der Kassenstand in Spalte H, Einnahme in F und Ausgabe in G, lautet die Formel ab der zweiten Buchung =H2+F3-G3. Die ziehst du nach unten.

Formelzellen nie von Hand überschreiben, und neue Zeilen immer innerhalb der Tabelle einfügen – sonst rechnet die Summe am Ende an der Hälfte vorbei.

Welche Belege brauchst du, und wie bewahrst du sie auf?

Für jede Ausgabe brauchst du einen Beleg: Kassenbon, Quittung oder Rechnung. Gib ihm eine Nummer, schreib die Nummer ins Kassenbuch und heb den Beleg auf – in einer Mappe oder als Foto.

• Sofort fotografieren: Kassenbons auf Thermopapier verblassen.
• Eigenbeleg, wenn nichts da ist: Datum, Betrag, wofür, wer bezahlt hat und warum es keinen Beleg gibt – am besten von zwei Leuten unterschrieben.
• Auslagen erstatten: Wer etwas vorstreckt, gibt den Beleg ab und bekommt das Geld gegen Quittung zurück.
• Aufbewahren mindestens bis zum Saisonabschluss. Gehört die Kasse zum Verein, gelten dessen Vorgaben (mehr dazu: Wem gehört die Mannschaftskasse?).

In 11pay: Jede Ausgabe steht mit Betrag, Datum und Beschreibung im Kassenbuch – für das ganze Team sichtbar. Den Beleg selbst hebst du weiter auf, in der Mappe oder als Foto.

Wie prüfst du, ob der Kassenstand stimmt?

Mit einem Kassensturz: Du zählst das Bargeld, liest den Kontostand ab und vergleichst die Summe mit dem Kassenstand im Kassenbuch. Stimmt beides überein, ist alles gut. Gibt es eine Differenz, suchst du die Ursache und hältst das Ergebnis mit Datum fest.

1. Alle Buchungen bis heute eintragen.
2. Bargeld zählen – zu zweit – und Kontostand oder Online-Topf ablesen.
3. Die Summe mit dem Kassenstand im Kassenbuch vergleichen.
4. Bei einer Differenz suchen: vergessene oder doppelte Buchung, Zahlendreher, Erstattung ohne Eintrag.
5. Datum, Soll, Ist, Differenz und wer gezählt hat notieren.

Bleibt eine Differenz, die ihr nicht aufklären könnt, buchst du sie offen als „Kassendifferenz“. Eine ehrliche Differenz ist besser als ein schöner Kassenstand, der nicht stimmt.

Welche Fehler passieren im Kassenbuch am häufigsten?

Die Klassiker: Buchungen werden Tage später aus dem Gedächtnis nachgetragen, Ausgaben haben keinen Beleg, offene Strafen stehen schon als Einnahme drin, und Teamgeld und eigenes Geld liegen im selben Portemonnaie.

1. Nachtragen aus dem Gedächtnis – besser sofort, notfalls kurz im Handy notieren.
2. Teamgeld im eigenen Portemonnaie – besser eigene Kassette oder eigenes Konto.
3. Ausgaben ohne Beleg – besser Foto oder Eigenbeleg.
4. Offene Strafen als Einnahme gebucht – besser eine eigene Liste für Offenes.
5. Zeilen gelöscht oder überschrieben – besser eine Korrekturbuchung.
6. Kein Anfangsbestand – der Übertrag gehört in die erste Zeile.
7. Die Datei liegt nur auf einem Rechner – ohne Sicherung ist mit dem Laptop auch die Kasse weg.
8. Nur der Kassenwart sieht das Kassenbuch – teilt den Stand regelmäßig mit dem Team.

Wo bekommst du eine Kassenbuch-Vorlage für die Mannschaftskasse?

Eine kostenlose Excel-Vorlage für die Mannschaftskasse gibt es auf der Seite Mannschaftskasse-Vorlage. Sie hat vier Blätter: Übersicht, Kassenbuch, Beiträge und Strafen.

Im Kassenbuch rechnet sich der Kassenstand selbst, und offene Beiträge und Strafen stehen in eigenen Blättern – genau die Trennung von Forderungen und echtem Geld, um die es oben ging.

Lieber selbst bauen? Dann reichen die Spalten von oben und die Formel für den Kassenstand. Wie das Kassenbuch in den ganzen Ablauf passt – Beitrag, Strafen, Saisonwechsel –, zeigt der Leitfaden Mannschaftskasse führen.

Kassenbuch in Excel oder in der App – was passt zu deinem Team?

Excel ist kostenlos und flexibel, bleibt aber die Liste einer einzigen Person: Das Team sieht nichts, Erinnerungen schreibst du selbst, jede Strafe tippst du von Hand. Eine App wie 11pay führt das Kassenbuch fürs ganze Team, verrechnet automatisch und erinnert an offene Beträge.

Ehrlich gesagt: Für eine Kasse mit fünf Buchungen im Jahr reicht Excel. Sobald Strafen, Monatsbeiträge und ein ganzes Team dazukommen, wird die Liste zur Zettelwirtschaft mit Formeln.

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Mehr dazu: Kassenbuch fürs Team, PDF-Export und Preise.